提升工作流效率：如何使用压缩工具快速压缩大文件 (提高工作流程效率)

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在现代工作场所，高效处理和传输大量数据是至关重要的。文件压缩工具在这方面扮演着不可或缺的角色，它们可以显著提高工作效率和数据管理的便捷性。以下是一篇关于如何使用压缩工具快速压缩大文件，以提高工作流程效率的详细分析说明。

为什么需要压缩大文件？

在数字化时代，我们经常需要处理大量的数据文件，如设计图纸、视频素材、研究报告等。这些文件往往体积庞大，不仅占用大量的存储空间，而且在发送或存储时也会耗费更多的时间和资源。使用压缩工具可以有效地减小文件大小，提高传输速度，节省存储空间，从而提升整体的工作流效率。

选择正确的压缩工具

市场上有许多压缩工具可供选择，包括免费的开源软件和付费的专业软件。选择一个适合自己需求的工具是提高工作流程效率的第一步。在选择工具时，应考虑以下因素：

- 支持的文件格式：确保工具支持需要压缩的文件格式，如ZIP、RAR、7z等。

- 用户界面：选择一个操作简单、界面直观的压缩工具，可以减少学习成本，提高操作效率。

- 压缩比率：不同工具提供的压缩比率不同，选择一个可以提供高压缩比率的工具可以进一步节省空间。

- 加密功能：如果文件包含敏感信息，选择一个提供强大加密功能的压缩工具以确保数据安全。

- 兼容性：确保所选工具与操作系统和常用软件兼容，以便在不同设备间无缝交流。

压缩前的准备工作

在开始压缩文件之前，有一些准备工作可以帮助提高压缩效率：

- 清理不必要的文件：在压缩之前，确保删除或备份所有不必要的临时文件和缓存数据，以减少压缩后文件的体积。

- 文件优化：对于一些特定类型的文件，如图片和视频，可以使用专门的优化工具来降低文件大小，而不损失太多质量。

- 合并文件：如果多个较小的文件需要一起传输，可以先将它们合并成一个较大的文件，然后再进行压缩，这样可以减少压缩过程中的时间和资源消耗。

执行压缩过程

一旦选择了合适的工具并完成了准备工作，就可以开始压缩文件了。以下是一些常见的压缩策略：

- 批量压缩：如果需要压缩大量的文件，可以使用批量压缩功能，这样可以一次性处理多个文件，节省时间。

- 自动或手动设置压缩级别：大多数压缩工具都允许用户根据需要选择自动或手动设置压缩级别。较低的压缩级别可以更快地完成压缩，但文件大小不会显著减少；较高的压缩级别可以大幅减小文件大小，但需要更长时间的处理。

- 使用分卷压缩：对于非常大的文件，可以使用分卷压缩功能，将文件分割成多个较小的压缩包，这样可以避免单个文件过大导致的问题，同时也方便在不同设备间传输。

压缩后的验证

压缩完成后，验证压缩文件的完整性和可用性是非常重要的。这可以通过以下方式进行：

- 检查文件大小：确保压缩后的文件大小符合预期，以确认压缩过程成功。

- 测试打开文件：尝试打开压缩文件，确保文件没有损坏，可以在需要时正常使用。

- 安全性检查：如果使用了加密功能，确保密码和加密设置正确无误，以确保数据安全。

压缩文件的存储和传输

压缩后的文件可以直接存储在本地设备上，也可以上传到云存储服务中，以便于随时随地访问。在传输压缩文件时，可以利用电子邮件、文件共享服务或专业的文件传输工具。压缩文件的好处在于，它们占用的带宽和存储空间更小，因此传输速度更快，也更经济。

总结

使用压缩工具快速压缩大文件是提高工作流程效率的一个有效策略。它不仅可以节省存储空间，还可以加快文件的传输速度，提高工作效率。在选择压缩工具时，应考虑支持的文件格式、用户界面、压缩比率、加密功能和兼容性等因素。在压缩文件之前，进行适当的准备工作，如清理不必要的文件、优化特定文件类型和合并文件，可以进一步提高压缩效率。在压缩过程中，根据需要选择压缩级别和分卷压缩，压缩完成后进行必要的验证，确保文件的完整性和可用性。最后，合理地存储和传输压缩文件，可以进一步提升工作流程的效率。

工程总承包项目中实施全过程的计算机应用？

本文总结了中国石化工程建设公司在工程总承包项目中实施全过程计算机应用的一些情况，提出了在工程总承包项目管理中应用计算机的一些观点和方法。文章对于类似公司进行工程总承包项目管理具有一定的指导意义。 1.引言作为从事石油化工工厂设计、工程总承包的先进工程公司之一，中国石化工程建设公司（SEI），不仅在工厂设计和施工中，而且在整个项目的控制和管理中已经广泛应用了IT技术。在应用多种信息技术工具和系统成功地实施工程总承包项目方面，我们有着较为丰富的经验。近几年来，我公司结合十余个工程总承包项目，特别是上海石油化工股份有限公司20万吨/年聚丙烯总承包项目的实施，不断地探索在工程总承包项目中充分利用信息技术提高管理水平和工作效率的方法和措施，同时注重吸收国外工程公司在这方面的先进经验，逐步形成了一整套行之有效的计算机管理系统。我们认为，在工程总承包项目的EPC各阶段全方位、全过程、一体化利用信息技术，特别是网络、远程通信、多媒体、数据库等基础技术，推行以工程数据库和三维模型设计为主的集成化设计系统，以物资流和数据库为主线的、以资金流和工作流为核心的项目管理系统，以群件和WEB技术为基础的项目协同工作平台，是提高工程总承包项目管理水平的重要手段和基础，也是解放生产力、提高设计质量和水平、降低固定资产投入、缩短基建周期的重要方面。本文总结了中国石化工程建设公司在工程总承包项目上充分利用信息技术，促进工程总承包项目管理上新台阶，加快国际接轨步伐的一些情况。我们采用引进和开发相结合的方法，并结合工程总承包项目的执行，逐步建立了公司的集成项目信息技术系统，以确保在多个地点从事同一个项目的成员能够共同使用先进的信息技术工具并协同工作，以提高工作效率和管理水平。图1是我公司建立的集成项目信息技术系统框架。 SEI集成项目IT系统已是项目执行策略的一个重要组成部分。目前，主要由平台系统（网络通信系统），工程设计集成系统（包括工艺集成系统，工程数据库系统，3D工厂设计系统），项目管理系统（主要包括综合项目管理系统，材料控制与采购管理系统，施工管理系统等），项目电子文档管理系统，以及项目管理信息协同工作平台等多个系统组成，并在不断完善和扩充之中。下面几节重点介绍主要的系统和主要的一些做法。 2．建立具有国际水平的平台系统是深化工程总承包项目管理的基础 2.1网络系统概况　公司本部、业主、其它项目分包商和项目现场之间建立及时有效的通信联系是项目实施中的一个关键因素。一套先进的网络通信系统应包括声音、传真、和数据通信，通过无线或有线链路将公司本部、制造厂和项目现场办公室联系起来。网络通信系统的设计应能实现公司本部和施工现场间所有数据的传输，应包括二维、三维和EDMS应用，并且广泛应用文件压缩工具，以保证系统的高效率运行。成功的项目管理需要充分、准确、快速的沟通。沟通就是信息交换。发送信息者有责任保证信息清晰、明确、完整，以便接受者收到正确的信息。接受者有责任确保接收到的信息的完整和正确理解。我们在项目管理中除利用通常意义上的沟通方式和媒体外，目前已经更多地利用信息技术进行沟通，信息技术沟通的好处是不言而语的，但其基础是网络。为此，我们建立的网络系统为项目提供全方位的信息服务，该系统使位于公司本部、业主、其它项目分包商和项目现场不同地域的从事项目的团队协同执行项目更为有效，可以提供Email、FTP、数据库、WWW、视频会议、文件与外设共享及特殊的应用服务。也就是说，该系统是一个真正以本部为中心的广域网系统，实现从事项目的所有人员的远程通信和信息共享。图2.1SEI网络概念图。 2.2局域网　公司本部已建成了连接2000余台计算机的强大交换式网络系统（见图2.2），该网具有如下特性：18条主干互为冗余且带宽为1000M,采用HSRP协议，装备了两台互为备份的核心交换器和十余台楼层交换器，所有交换器支持第三层交换.客户端100M交到桌面，网络采用TCP/IP协议，整个网络分成若干个虚拟网（VLAN）管理。我们采用租用线路（DDN，ISDN，帧中继等）支持WWW/SMTP、E-MAIL及网络间互连；采用共享租用线路支持数据和声音多路复用应用。同时在远程访问或数据通信量少的现场采用技术。多台16口的远程访问服务器和一个ISDNPRI（30B+D）线路来支持远程访问用户。配备多台防火墙和路由器以确保网络的安全和有效。图2.3SEI广域网。该系统实现了远程通信和远程访问，使得任何一台移动微机可通过电话线访问公司本部网络，就如同本部的微机一样，可共享本部网上的信息，公司员工可以在全球范围内收发电子邮件和浏览万维网上浩瀚的资源。， 2.4特殊的项目网络　根据项目的需求和公司的策略，我们以公司现有的局域网和广域网为基础，为特定的项目建立满足特殊需要的项目网络系统，如：根据项目或业主的需求，我们也可以在本部提供物理隔离的项目网络。项目网络一般由公司本部、分部、分包商、项目现场、业主、供货商等多部分互连构成。图2.4.1SEI项目网络。对于EPC项目，在本部网络的基础上，在现场建立局域网并实现与本部的网间互联。在每个工程总承包现场项目部同样建立连接几十台计算机的局域网，并通过电话线或数据专线实现与本部网的网间互联，使得现场各管理岗位之间能够共享信息，同时也可使本部与现场任一台微机都能够相互通信和共享资源，甚至将施工单位的微机直接连至现场局域网，实现了现场项目部与施工单位间的信息共享和通信，可将设备/材料到货信息、质量信息、安全信息、进度/费用综合检测信息、领料申请等多项信息通过网络进行交换和共享，也带动了施工单位管理水平的提高。到目前为止，我公司本部与现场的通信方式已经历三种方式：远程访问（低于33.6K）；PSTN网（33.6K-56K）；ISDN网（128K-384K）；DDN网（512K-2M）。目前，EPC现场都实施了现场的综合布线，建立了现场局域网，并通过384K的ISDN通信线路实现了本部与现场之间的网间互联和数据通信，一方面提高数据传输速度，另一方面实现电视会议，进一步改善异地办公环境。同时配备适量外设，提供现场打印、出图及备份服务。 2.5视频会议系统　视频会议系统又称为电视会议系统，是指两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体设备，将声音、影像及文件资料互传，达到即时互动的沟通。 SEI选择了PictureTel在业界领先的基于ISDN技术的全线视频会议产品：Venue2000，SwiftSiteII，PT550及Montage570A来组建自己的视频会议系统，分别实现基于H320协议、H323协议的视频会议。目前公司拥有两台VENUE2000，两台便携式终端SWIFTSITEII，一台多点控制单元MCU，本部内的各类视频终端经过MCU与ISDNPRI相连，实现与外地的通信，外地的便携式SWIFTSITEII通过ISDNBRI与本部的通讯。图2.5SEI视频会议系统。在工程总承包项目中，我们采用视频会议系统，其一，实现异地多媒体信息的实时传递，召开电视会议；其二，实现异地实时电子文档交互修改，进行异地实时技术研讨，多媒体异地协同工作。其三，同时配置实物投影仪，可很好地实现异地图纸交底。我们认为利用该系统进一步改善了异地办公环境，可大大节约成本，增强异地沟通的实时性，从而提高工作效率。在工程总承包项目中不断建立和完善起来的将公司本部、分部、分包商、项目现场、业主、供货商、施工单位联于一体的网络系统，达到了国际工程公司的水平。这一系统的建立有力地支持了工程数据库系统、三维模型设计、项目管理系统的广泛应用，为异地办公打下良好的基础。 3.建立项目管理协同工作平台实现异地办公　在近几年使用Note的基础上，进一步利用Notes文档管理功能，建立项目管理协同工作平台，提高协同工作水平，实现异地办公。公司已建成了办公自动化系统，初步实现了无纸化办公，有力地促进了管理水平的提高。主要有以下三方面内容：第一，用于信息发布、浏览查询、文件传送的WWW服务，存贮公司与各部门的各种管理与技术手册、样图等；第二，用于文档管理、电子邮件的Notes服务，存贮会议纪要、简报、通知、行政等公告信息及共享文档、个人文档、讨论信息和管理信息；第三，用于领导查询和机关管理的人事、财务、培训、行政等管理信息服务。这些日常的办公信息怎样让现场人员查询和直接利用，同时现场的办公信息和日常管理信息，怎样让本部的领导及相关人员查询和利用，也就是说，让本部和现场人员不要感到有地域和时域的影响而能方便地实现异地办公，是值得研究的课题。在建立广域网的基础上,在工程总承包项目中大力推行群件产品--Notes，就是解决这一课题的有效方法，为此，在现场安装Notes服务，并开发现场管理专用的台面，使其与公司总部保持同步。现场人员与本部人员一样可方便地访问如电子邮件（世界范围内）、讨论园地、电子公告（会议纪要、通知、简报等）、个人文档库及其它现场的信息等，将办公室延伸到了现场，本部人员也可访问现场的专用数据库。专为现场开发的现场管理数据库用于现场的日常管理，主要包括如下一些信息。第一，总部信息，用于存放公司经理指示、工作联络、相关文件（本部人员）等内容；第二，现场综合报告，用于存放各种会议纪要、施工经理工作周报、现场管理日志、现场管理制度等内容；第三，设计联络，用于存放设计交底资料、材料表、设计资料等内容；第四，现场信息，用于存放进度、费用、材料、质量、合同、安全、信息、采购、工程财务、行政管理、总务等各岗位的实际管理信息，在授权范围内实现共享。只要有权限的管理人员可查看这些信息，如进度控制有现场图片（形象进度）、进度月报、进度检测、进度计划等信息。通过该数据库把现场与公司紧密地联系到一起，本部管理人员可随时了解到现场情况，并且可实施异地指挥，对于减少现场管理人员、提高办事效率有积极的作用。利用E-mail、视频会议系统，为项目提供了一种先进的现代化的信息传递和交换手段，使项目信息共享更及时、更灵活、更广泛，并具备了实时异地交互讨论的环境，因此，我们称利用Notes软件和视频会议系统构建的这个平台为“项目管理协同工作平台”，从事项目的各地人员一样可方便地共享各种资源和信息，这样可理解将办公室延伸到了全球，创造了一个异地协同工作的环境，并可实施异地指挥和控制，提高了办公自动化水平，极大地提高了工作效率，使管理不受时域地域的限制，跟上了现代化管理的步伐。 4．推行以工程数据库和三维模型设计为主的集成化设计技术是缩短周期提高质量降低投资的关键手段 4.1概述　经过多年的实践和认真研究，我们确立了集成化的设计思想，在操作层面上理解，应该是：以唯一的工作模型（而非图纸）贯穿整个工程设计的全过程，并使之成为综合的信息载体。我们应该在这个原则的指导下，重新组织设计工作的流程，探索新的工作方法，并以新方法来组织设计活动。我公司初步建立了以带有数据库的智能PID为核心的，覆盖工艺、仪表、设备等专业的集成化二维协同设计环境，以及以PDS为核心覆盖配管、结构、建筑、电气、仪表、HVAC、水道等专业的集成化三维设计环境，同时已将二维和三维集成起来，实现工程设计全过程的集成化，材料统计尽一步细化和准确。到目前为止已在50多个工程项目中使用PDS进行了三维配管和钢结构设计。图4.1.1为一个典型的项目设计实施简图。如图所示的工厂设计系统是一个集多个专业设计活动的集成系统，并且能使项目控制和管理系统对项目的管理与监控与设计系统保持同步。由于各专业全面采用了CAD技术，并且所有专业在一个网上工作，信息共享和复用不仅在本专业发挥具大作用，而且在专业之间也得到了充分的利用，提高了设计质量和水平，缩短了设计周期，而且对于实施科学化的全过程项目管理提供了基础。在近期的项目设计执行中，集成信息和集成系统以及电子文档处理是IT的核心思想，为满足这一需要，应该采用基于数据库的系统，以便使系统有一个共同的数据结构，系统的全部数据也能够传递给客户，同时客户可以通过计算机直接访问工厂中的所有相关信息，便于有效地进行工厂的操作和维护。每个专业对这些数据的访问应受EDMS—电子文档管理系统的控制，这样就能使项目应用和分发电子数据非常灵活。为了将信息传递给客户，在项目的整个实施过程中也需要使用客户的软件工具。 4.2工艺集成系统与工艺数据库　作为设计工作的起点，工艺信息如工艺流程图（PFD）、物料/热量平衡、设备工艺数据表等，都应该在工艺数据库中生成和维护，对其下游系统来说，这个数据库将作为唯一的工艺数据源，并且它也决定了所有工艺设计的结果，我们采用基于知识库技术的国际著名软件Zyqad作为工艺集成系统的基础数据库，用来管理这些数据，该工作台是一个复杂的数据库支持的PFD设计工具，Zyqad的工艺数据库同许多工艺计算软件都有接口，如工艺流程模拟系统、单元操作设计程序、压力计算程序等。这个数据库还可作为智能P&ID的基础。 4.3智能P&ID设计　对于工厂设计和缩短设计周期来讲，管道和仪表图（P&ID）是最为重要的文档之一。 P&ID中的信息与许多设计专业有关，如工艺、配管、仪表和控制、设备等专业，因此，重要文档的改变和修订不仅极大地影响了许多专业的设计工作，而且对项目的费用和进度也影响极大。一个典型项目的P&ID所包含的特征指标如下：250张A1图，500台设备，4000条管线，5000台有位号的仪表。为包含上述内容，必须要采用数据库支持的二维CAD系统开发智能的P&ID系统。采用二维CAD系统和三维CAD系统进行辅助设计已经成为行业标准的项目执行程序。我公司采用Intergraph公司PDSP&ID、SmartplantP&ID以及Cadcentre公司的ASPECT智能P&ID系统，这些软件包含有许多关于管线、管件、仪表、设备等的设计信息，抽取这些信息为下游系统形成数据库，该数据库中的数据将与P&ID中的数据保持一致。同时，也可使P&ID数据库的数据与使工厂模型中的数据保持一致。 4.3工程设计系统与工程数据库（EDB）　对于每个设计专业来讲，EDB是一个综合的设计数据仓库，它可以处理相应的设计数据以生成数据表和规格书。 EDB是由各个专业的工程数据库组成的，这些设计工具包括设备数据库、管道数据库等，EDB与工艺数据库（DB）和智能P&D数据库连在一起。为给项目提供唯一的详细材料数据库，设备数据库应包括项目中所有的机械设备，如机泵、容器、储罐等，所需要的工艺数据从工艺数据库传递过来。设备数据库系统主要生成设备表和设备规格书。设备表是从项目设备数据库中抽取，并在项目使用的文件服务器上发布。仪表数据库包括项目中所有的仪表信息，并能由此生成仪表索引表、仪表回路图、仪表安装图（hookup）、仪表数据表、电缆表、以及接线图等。为生成上述设计产品，应在客户/服务器环境中使用具有数据库和CAD计算辅助设计功能的仪表设计系统。仪表回路信息从智能P&ID传递给这个系统，仪表所需工艺数据从工艺数据库中获得。目前，我公司采用INTOOLS软件作为仪表数据库管理工具。管道表数据库包括所有必要的管线设计数据，如管线号、管路等级、设计压力、设计温度等，这些数据包含在P&ID中，为项目提供唯一的管线设计数据库，并作出管线数据表（规格书）。管线数据将从智能P&ID中抽取，工艺数据从工艺数据库中获得。今年，我公司已经引进了Cadcentre公司的VANTAGEPE工程数据库产品，目前正在组织开发，该系统的应用将会提升我们基础设计的水平和效率。 4.3三维工厂设计系统与3D模型数据库 SEI以PDS、PDMS为核心建立了覆盖配管、结构、建筑、电气、仪表、HVAC、水道等专业的集成化三维设计环境；同时已将二维和三维集成起来，实现工程设计全过程的集成化。三维CAD系统具有： §建立管线、设备、电气、仪表、建筑等的三维工厂模型。 §检查设计的一致性。 §检查三维模型之间是否发生碰撞。 §抽取和生成管线施工图，如管道布置图（GA）和单线图（ISOmetric）。 §统计配管、电气等专业的散装材料。 §通过设计校审软件（DesignReview）确认工厂设计的正确性。 §在现场利用三维模型，可以制定施工计划和研究安装方案以及操作人员培训。还可进一步应用于： §在特定的设计阶段，深化研究设备布置和工厂方案。 §在特定的设计阶段，研究并确定关键管线的走向。 §集成和控制各专业的设计。 §通过下列途径可提高设计质量： §消除或减少人为的错误 §能够产生精确的施工图和相应的管线材料表 §保证设计进度和设计的高质量。有效地采用三维模型设计技术，在施工阶段，管线的重复焊接工作可由常规设计的12~14%降低到3~5%，并且在采用三维模型的项目执行中，客户可以在任何时候对三维模型进行访问、浏览和审核，而不是仅仅在设计审查会时才进行，为了避免设备布置图在工程设计的后期有改动，客户可以根据工厂的可操作性、可维修性和安全性，对工厂的设计方案尽早进行检查，并就所发现的设计问题在设计阶段立即商讨和解决，不至于耽误工期。三维工厂模型设计主要有以下几个步骤：工厂平面布置，三维建模和材料统计，三维模型审核，现场利用三维模型。根据设计惯例，应由各相关专业从工艺、施工、安全性、可维护性和可操作性的角度，对三维模型不断地进行审核。对三维模型进行深入细致的审核尤为重要，可以在设计的初期，就能够优化和确定设备布置图和工厂各部分的空间定位，以便减少重复工作，从而确保项目的进度。通过增加占用很大空间的工厂元件，如电缆托架，分析仪器室，操作台等来建立一个三维模型，从中体现工厂的设计思想，合理分配空间。在这个设计阶段，即使设计资料是简略的和初步的，通过建立三维模型对工厂空间进行管理是相当必要的。每个设计专业都负责模型数据的来源、设定、和更新。因此，建立在不确定信息上的模型将以一简单的形状表示，以便获得准确数据之后可以方便快捷的更新模型。三维模型能够可视化地确认主要设备在设备布置图中的位置，以及主电缆托架、分析化验室、主要的操作台、所有地下压力管线、主要工艺和公用工程管线等在设备布置图中的布置。在建立模型阶段，主要有下列工作： 1)按照最初的工厂布置，完成工厂布置的详细设计工作，根据管架、结构、土建、仪表、电气、供货商的数据等详细资料，建立三维模型。 2)在模型中应建立所有的设备模型，同时应将维修通道的预留空间、设备的拆卸空间等全面考虑。在初期布置阶段，如1）所述为了满足工厂布置的需要，基于初步得到的信息的基础上建立的设备模型，一旦供货商的信息得到进一步确定，就要立即更新设备模型。 3)所有管线（包括小直径的管线）和管件（包括在线仪表）都应基于适当的详细规格库建立模型。 4)对管系、结构、管架和设备都要进行碰撞检查，以确保工厂设计的正确合理性。从无碰撞的三维模型中可以抽出地下管网图、管道布置图、单线图、管道材料表，管道加工图可以通过专用的软件来生成。 5)为了便于控制管道材料，应把管道材料统计数据传到管道材料控制系统。 6)一般来说，下列各项应建模： ·钢结构，地基，电缆槽，地沟，地下设施如排污系统、排放口和下水道。 ·主电缆垫板和桥架。 ·主要电气设备，如变压器和电机等。 ·所有现场定位的仪表和接线箱。 ·在线和离线仪表及连接仪表的设备。由于各设计专业全面采用了CAD技术，并且所有专业在一个网上工作，信息共享和复用不仅在本专业发挥具大作用，而且在专业之间也得到了充分的利用，对于实施科学化的全过程项目管理提供了基础。在所有设计专业中推行集成化的三维模型设计技术，更易于实施模块设计、交叉设计、多版次设计和复用设计，对于提高设计质量和缩短基建周期意义重大。所有专业材料均由计算机统计，并全部传入材料库，直接送至后续的物资管理软件，为采购、材料控制、工程财务、费用控制及施工管理提供了基础数据，并使工程总承包全过程实施计算机管理成为可能，大大提高工作效益和管理水平。更多关于工程/服务/采购类的标书代写制作，提升中标率，您可以点击底部官网客服免费咨询：

公司最大成本是沟通成本

我们习惯于专注在改善可见的显性成本方面，忽略已融入日常工作习惯中的隐性成本。

例如，我们都知道员工离职率的增加会带来人员成本的上升，改善离职率一定会提高工作效率和劳动生产率。但由于它并不会带来财务数字方面的直观刺激，因此总是会被排除在日常工作目标和管理规范之外。如果有一种量化方式可以将这些隐性“软”成本转化为显性“硬”成本，相信这方面的成本是非常巨大的。沟通成本便是主要隐性成本之一。

在降低沟通成本方面，大家会找出很多种方法，例如：减少冗长无效的会议，创建信息化的办公环境，沟通前的准备和清晰化的沟通目标等等。仔细推敲，我们不难发现，这些方式殊途同归地导向了同一个目标——节省沟通时间。

但是，节省沟通时间和降低沟通成本并不一定具有逻辑上的因果关系。设想一下：如果参加会议的人员各自所带来的信息是不完整的，甚至是不真实的;如果员工在信息化办公环境中只是机械地进行操作，对于信息的完整性或准确性视而不见;虽然我们充分做好了沟通前的准备工作，却发现对方的立场和利益取向与自己根本没有交点……

面对这样的现状，沟通成本不但得不到改善，有效的沟通结果更是难以达成。如何才能真正实现沟通成本的降低? 这个答案依然需要回归到工作标准、工作流程和企业文化本身，即企业倡导什么样的沟通方式?企业为员工创建什么样的沟通环境?企业践行什么样的价值观念?

通常情况下，造成沟通障碍或者较高沟通成本的主要因素有：

一是信息的不完整性和不对称性。这种现象普遍存在于各个企业当中。信息在层层传递过程中已经被自然遗漏了一些;不同职位上的人员习惯性地“按需接收”又会导致断章取义;管理人员又容易倾向于选择接收自己认为“正确”的信息等等。在这样的情形下，局部沟通很难达成有效的沟通成果，沟通成本也很难得到改善。因此，企业首先应从流程化和标准化入手建立企业自身的沟通模式，如：

1、建立企业沟通流程和信息传递标准，规范员工接收信息和传递信息的行为，必要时应作为企业培训的一项重要内容。

(1)接收信息既要全面，也能够提炼重点。

(2)对接收到的信息进行即时整理。

(3)对可能遗漏的信息或者感觉含糊不清的信息应及时和信息传递者进行再次确认。

(4)传递信息时应保持原信息的客观性，避免加入个人判断。

2、内部信息传递及问题解决。

(1)通常情况下，信息的处理不可能只涉及某一个职能领域，信息指向部门应作为主导部门及时与信息相关联部门进行沟通，告知信息的同时也可以进一步扩大信息渠道，获取来自其它部门的相关信息。

(3)由主导部门就处理建议与公司沟通，并进行后续问题的处理和解决。

造成沟通障碍或者较高沟通成本的第二个方面是企业的价值观和文化导向。例如，企业具有“实事求是”、“讲真话”的工作氛围，倡导真诚沟通、互相尊重的交往方式，实践以企业目标为解决问题的出发点和归宿的思维模式和行为方式等，这些对降低沟通成本都将起到重大的推动作用。

企业标准和企业文化的打造应是自上而下，企业各级管理者都是企业价值观和企业文化的风向标。客观真实地反映问题是有效沟通和解决问题的基础和前提，真诚与尊重是有效沟通和解决问题的最佳保障，以企业利益为重的思维模式和行为方式更是有效沟通和解决问题的目标引擎。

任何不全面不真实的信息，任何偏听偏信，断章取义等的方式，其沟通成本都是巨大的。信息不准确，沟通不客观不但导致工作效率低下，还有可能导致做出错误决定的风险。

因此，在企业流程、标准以及价值观和企业文化的大背景下，探讨具体的沟通方式、沟通技巧，信息化的沟通工具等才具有实际意义，降低沟通成本的目标才真正具备可实现性。

如何有效管理沟通成本

工作中每个人都不是一座孤岛，不论是管理者还是普通员工，基于协作的沟通变得越来越重要。麦肯锡公的一项研究表明：管理人员平均每天要花89%的时间在沟通上。如此重要又耗时耗力的沟通工作如何才能有效呢？

01明确沟通目标

明确的沟通目标是有效沟通的重要前提。目标是为了拟达成的「共同协议」，检验沟通是否有效就是检验是否达成了共同协议并落实。缺乏目标的沟通是漫无目的的闲聊，不仅消耗企业成本还会带来企业文化消耗。

02以事件驱动的沟通

工作中的沟通应该围绕“事”开展，基于业务中事件的沟通更聚焦。相比传统的电子邮件方式，虽然IM类软件在沟通即时性上更高效，也具有稳定、安全的特性，但其与业务脱节的独立聊天属性是其无法跨越的鸿沟，不论是个人IM还是企业IM类软件在这点上都无法提供更有说服力的理由。

03和对的人沟通

在工作中沟通对象的角色是复杂的，除了有个体和群体沟通对象外，同一部门还是跨部门、同职级还是不同职级、不同程度的项目干系和视角都会对沟通效果产生影响。排除干扰因素，选择对的人沟通格外重要。找到事件责任人和执行人，减少沟通层级，杜绝同一问题因管理层级而反复沟通是一个常见方法。

04达成共识

达成共识是沟通的目的之一。以下是有助于达成共识的几个小技巧：

提前准备

在沟通前和沟通对象说明沟通原因、沟通目标、提供相关资料。事先做好准备可使沟通更有效。

倾听

不止是对沟通对象的尊重。从沟通目标出发，带着问题倾听、边听边思考、适时提问，倾听是有助于实现沟通目标的重要方法。

及时反馈

沟通过程中及时反馈可以第一时间答疑解惑，降低信息在沟通过程中的衰减。这部分内容我没有听清、我不太认同这个观点、我们是要按照这个要求做么？及时反馈让沟通不跑偏。

让数据说话

事实不是个人好恶，数据可以实事求是。有世界级高管理水平的亚马逊建立了用指标定义的企业文化，一切可量化的数据是支撑业务和做出决策的关键。

05沟通记录

为便于回溯，工作中的沟通是需要有记录的。记录的形式多样：录音（如400电话的录音）、模板文档（如质量管理中规范表格）、邮件等等。沟通记录中需要包含的内容有：基本信息（如沟通时间、地点、沟通对象、沟通目标）、沟通后的共识、待落实的事项，缺乏记录的沟通往往需要再次沟通才能达到效果。

06To do list 清单

达成共识并落实才能实现有效沟通。如何将沟通中形成的共识落地？从项目管理角度需要考虑到范围、成本、时间、质量、风险等因素，一份有清晰的任务描述、明确的责任人和完成时间的To do list 清单是让有效沟通不半途而废的关键。

工作事项的落实并非一蹴而就。沟通后每项工作是否按时完成，复杂工作是否按时间节点完成、是否存在落实风险需要全程跟进和动态监控。

很多公司甚至成立督办部门专门跟进重要工作沟通后的落实，总裁办、人力部、秘书处等也都或多或少肩负起了此项职责。

然而由人追着事的沟通方式是与工作流相悖的。有效沟通是基于工作流的主动汇报。事牵着人的沟通方式让沟通聚焦、时效性高，同时也大大降低了沟通成本。

08工欲善其事必先利其器

电子邮件

1969年计算机科学家Leonard K.教授发给了他同事第一封电子邮件，至今电子邮件在日常工作办公中依然有着重要的地位和作用。相比其他沟通方式电子邮件更加正式，便于添加沟通资料，沟通对象也有充足时间思考反馈。同时电子邮件还可以作为商业证据具有法律效力。不过电子邮件即时性差，不适合工作中需要即时沟通的内容。

IM工具

IM工具可以实现迅速、高效的沟通。沟通过程中做出即时回应，文字、图片、视频、文件等多类型传输也使沟通的内容更丰富。企业级IM的安全性日益受到重视也更具保障。然而IM工具缺乏沟通持久性的问题始终未得到有效解决，碎片化的沟通方式在工作中是“有效”的绊脚石。

协作类沟通工具

近年来协作类沟通工具如雨后春笋般涌现，很多传统OA企业、协作类工具厂商也开始在协作沟通的方向发力。号称史上增长最快的SaaS产品，Slack 整合了 60多种工具和服务，企图把各种碎片化的企业沟通和协作集中到一起，全球日活跃用户数已突破 1000 万大关，但根据 Spiceworks 最近的 IT 网络调查，其尚未成为市面上最受欢迎的协作类聊天应用程序。协作沟通类工具的市场仍处于暗潮涌动期，哪款产品更符合中国国情，适合中国企业的实际需求仍需拭目以待。

会议

有组织的地方都有会议。会议种类丰富，不论是电话会议、视频会议还是一对一的沟通、一群人的沟通，会议消耗的时间成本、人工成本、差旅成本已使其成为几乎最贵的商业动作。

随着会议的不断发展和完善，如何快速召开一场会已经不再是重点，取而代之的是如何让会议产生行动，轻松订、随时开、开短会、写纪要、领任务、追结果通过会议将决策和行动关联，基于工作流的沟通有助于会议产生行动，使沟通产生价值全时空间让会议产生行动。

工作流程规范

工作流程规范，工作流程是指工作事项的活动流向顺序。在职场上对于规范工作流程是很重要的，只有规范了工作的流程才能在工作的时候减少工作的失误，下面整理了工作流程规范。

工作流程规范1

通过对现有工作流程的梳理和工作流程网络信息化，实现工作条理的规范性及增加现有相关工作流程的透明度，提高工作效率，完善管理体制。工作流程涉及几乎所有的部门和人员，具体参与的部门和相关岗位人员由上线流程的实际数量和相关操作面来决定。通过提供可自我定义的动态工作流程设计平台，公司计算机管理员或者相应的业务人员可以根据自身业务的特点创建相关工作流程。我们使用简单可行的图形化定制开发界面对相关工作流程进行图形化描述，通过将实际工作流程中相关的人员角色赋予信息系统中描述流程操作的相关元素，并且根据实际工作流程的操作权限给予特定角色相关的操作动作，以及相应表单的填写权限的分配等操作来实现一个实际工作流程的信息系统化。完成这样的简单定制工作后，就可以提供实现工作流程的运转的`要素了。

工作流程结束后将自动归档，经过授权的相关人员及操作人员可以检索和察看已经发生的工作流程。所有工作流程的发起者将在整个流程的流转过程中随时看到流程进程的位置，并且还可以看到所有已经完成操作的角色和他们的动作，也就是说流程发起者可以对整个流程的处理过程作以监控，实现了工作流程的透明化管理，提高了工作效率。

可以实现多种工作流程设计开发和后台运作，如相关文件的收发以及公文流转，出差申请和财务报销，申请项目过程、文档、报告、合同审核、审批等工作流程。在设计完成的工作流程中可以实现相关的审批、跟踪、查询、归档和委托等功能。

该平台通过对系统对用户权限的合理分配、相关密码的确认、内部数据加密传输以及定时将不使用系统的用户给予注销等信息安全的特殊处理手段，达到防止权限和数据的窃取和篡改；实现了相关工作事务的多重提醒功能，对于未处理的流程亦可按照时段的设置给予多次提示，新流程到达时自动提醒。

系统管理员对用户按照角色的概念进行流程授权和动作设计的方式管理，不同的角色具有不同的动作权限和表单填写权限，同一用户可以是多个角色可以参与多个流程；公文模板可根据需要自由设置。系统管理员可以方便灵活地定义工作流中的角色，如系统中的基本角色、泛指角色、特殊角色等，可以实现对于元素角色多重性设计，对于具体、单一、简单元素的多种设计等功能。

可以分配角色或用户相关操作动作权限、相关表单填写权限、查询经办表单、流程操作查阅、授权表单查询、职务代理人设置、回收等权限。

可以动态定义工作流程中流程表单的模式、填写内容以及填写表单的性质。可以在流程中实现对于简单数据的计算和简单的逻辑运算功能，如统计累加、条件判断、申请内容等。

可以实现根据角色和操作的需要动态分配动作的功能，对于重复使用的动作可以进行预先设置。可以实现对于流程表单填写动作权限的分配，包括自动填写和手动填写。

通过图形化界面定义相关角色节点，通过有向连线表达流程流向通过授权实现表单的使用、表的控制等等，流程可以动态修改，可以根据流程的适用范围进行局部发表、流程中可以插入计算、可以提供分支的逻辑判断。